Az általános áttekintést követően nézzük meg, hogy az új Panasztv. alapján mit kell tenni, amennyiben Önnek is ki kell alakítani vagy – ha korábban is működtetett már hasonló rendszert – esetlegesen aktualizálnia kell a visszaélés-bejelentési rendszert a szervezeténél.
Mindenekelőtt nézzük meg, hogy mit tekint az új Panasztv. visszaélésnek?
Bármilyen jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt be lehet jelenteni a visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül. A magyar fogalommeghatározás tehát jelentősen túlmutat a whistleblowing irányelv által elvárt szabályozáson, mivel sokkal tágabb körben ad lehetőséget (akár a szervezet Etikai kódexében meghatározott értékek megsértése esetén is) a bejelentések megtételére.
Ki és milyen módon tehet bejelentést?
Nem csak az adott szervezet foglalkoztatottjai tehetnek bejelentést, hanem azok is, akiknek a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya már megszűnt az adott szervezetnél, vagy éppen az ezen jogviszony létesítésére vonatkozó eljárása már megkezdődött (így pl. álláshirdetésre jelentkező személyek is). Nem szabad továbbá megfeledkezni arról sem, hogy a szervezettel szerződéses viszonyban álló partnereknek, illetve a foglalkoztatónál dolgozó gyakornokoknak és önkénteseknek is lehetőségük van bejelentéssel élni.
Érdekes kérdés azonban, hogy lehetséges-e anonim módon bejelentést tenni. Az új Panasztv. szerint ugyan nem kizárt, de ebben az esetben a szervezet mellőzheti a bejelentés kivizsgálását. Mindemellett a szervezetek saját hatáskörben természetesen dönthetnek úgy, hogy a bejelentések tartalma alapján az anonim bejelentéseket is kivizsgálják, hiszen ez nyilvánvalóan növeli a bejelentők bizalmát a rendszerrel kapcsolatban, ezáltal pedig a szervezeten belüli átláthatóságot és a rendszer működésének hatékonyságát. Tekintettel azonban arra, hogy az anonim bejelentések akár a rendszer visszaélésszerű használatához is vezethetnek, mindenképpen fontos a bejelentések előzetes vizsgálata során az a mérlegelési tevékenység, amely eldönti, hogy az adott anonim bejelentés vizsgálata szükséges-e vagy sem.
A bejelentés megtételére egyebekben szóban vagy írásban van lehetőség. Szóban a bejelentés történhet telefonon vagy személyesen is, amely esetekben jegyzőkönyv felvétele szükséges. Írásban pedig bejelentés lehet tenni például külön erre a célra kijelölt e-mail cím használatával, postai úton történő levélküldéssel vagy kifejezetten erre a célra fenntartott informatikai rendszer igénybevételével. Ma már az interneten több szolgáltató is hirdeti az erre a célra fejlesztett informatikai rendszerét, de a választás során azt javaslom, hogy nagyon körültekintően járjunk el, mivel az informatikai rendszernek is nagyon komoly adatvédelmi előírásoknak kell megfelelni a jogszerű működtetéshez.
A vizsgálat
Az új Panasztv. alapján akként kell kialakítania a visszaélés-bejelentési rendszert, hogy az a bejelentő anonimitását a belső vizsgálat során mindvégig megőrizze. A személyes adatok védelme tehát az egyik legfontosabb alapvető kötelessége lesz a rendszerek üzemeltetőinek. Ennek megfelelően a bejelentő személyét például előfordulhat, hogy kizárólag a megbízott bejelentővédelmi ügyvéd ismeri meg, akinek minden esetben anonimizálnia kell a rendszer üzemeltetőinek továbbított bejelentést.
A bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a rendszer működtetőjének visszaigazolást kell küldeni a bejelentőnek a bejelentés megtételéről és általános tájékoztatást kell nyújtani számára az eljárás menetéről, valamint az adatkezelési szabályokról. Ez a kapcsolattartás és tájékoztatás a megbízás szerint eljáró bejelentővédelmi ügyvéd feladata is lehet.
A tájékoztatás megküldését követően 30 napja (indokolt esetben 3 hónapja) van a rendszer működtetőjének a vizsgálat lefolytatására. Ehhez bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet segítsége is igénybe vehető. A vizsgálat eredményéről vagy a vizsgálat mellőzésének okáról pedig a rendszer működtetője (vagy adott esetben a bejelentővédelmi ügyvéd) írásban tájékoztatja a bejelentőt.
Szankciók
A szervezeteknek hatékony és független bejelentési mechanizmusokat, valamint eljárásrendet kell létrehozniuk, a vizsgálatok lefolytatására pedig megbízható – a bizalom növelése érdekében akár külsős – személyeket kell felelősöknek kinevezniük. Emellett a szervezeteknek feladata a bejelentők személyazonosságának védelme is. Éppen ezért, a potenciális retorziótól való elrettentés érdekében az uniós és a magyar szabályozás egyaránt felelősségre vonja azokat, akik megpróbálnak kárt okozni a bejelentőknek. Amennyiben a bejelentők „megtorlást” tapasztalnak a bejelentésükkel összefüggésben, jogorvoslatért folyamodhatnak és az elszenvedett káruk megtérítésére lesznek jogosultak.
Érdekesség továbbá, hogy az új Panasztv. hatályba lépése a visszaélés-bejelentések megtételét akadályozó természetes személyekkel szemben is új szankciók bevezetését eredményezte. A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény (Szabs. tv.) 2023. július 24. napján hatályba lépő módosítása a 206/A. §-ban bevezeti a bejelentő üldözése elnevezésű szabálysértési tényállást. A Szabt. tv. értelmében tehát ezt követően szabálysértést követ el az a személy, aki a visszaélés bejelentővel szemben hátrányos intézkedést tesz, vagy aki a visszaélés-bejelentés megtételét akadályozza, illetve megkísérli azt akadályozni. E körben tehát akár egy szervezet vezetőjének a szabálysértési felelőssége is megállapítható, ha nem alakít ki vagy működtet az előírásoknak megfelelő rendszert.
Mindemellett a szervezetek visszaélés-bejelentéssel kapcsolatos kötelezettségeinek megsértése esetén a foglalkoztatás felügyeleti szervek lesznek jogosultak eljárni, illetve ellenőrzéseket tartani.
A kivizsgálások során továbbá kiemelkedő jelentőséggel bír a bejelentők személyes adatainak védelme, amelyre azonban nem csak az új Panasztv. rendelkezései, hanem a GDPR szabályai is vonatkoznak. Így a NAIH-nak jogosultsága lesz eljárni a személyes adatok védelmével kapcsolatos esetek kivizsgálása során és amennyiben a szervezetek megsértik a GDPR által előírt kötelezettségeiket, akkor a NAIH adatvédelmi bírságot szabhat ki velük szemben.
Természetesen a szankciókon túl a rendszerek működtetőinek belső szervezeti kultúrájától is függ majd, hogy a visszaélés-bejelentési rendszerek a gyakorlatban mennyire tudnak hatékonyak lenni és hogyan tudnak érvényesülni. Érdekes kérdés lehet például, hogy a rendszerek működtetői milyen szankciókat határoznak meg (ha egyáltalán meghatároznak) a belső szabályzataikban arra az esetre, ha például egy munkavállalójuk teljesen alaptalanul, azonban rendszeresen bejelentéseket tesz a kollégáival szemben. Álláspontom szerint ugyanis a bizonyíthatóan rosszhiszeműen és rendszeresen jogellenesen bejelentéseket tevő munkavállalóval szemben a munkáltatónak joga van fellépni és a munkáltatói figyelmeztetésen túl akár a munkavállaló munkaviszonyának megszüntetéséről is dönthet. Álláspontom szerint ebben az esetben ugyanis a munkáltató mentesül az új Panasztv. szigorú "retorzió megelőző" előírásai alól.
Amennyiben a témával kapcsolatban bármilyen kérdése felmerül vagy a visszaélés-bejelentési rendszer kialakításához tanácsadásra, továbbá bejelentővédelmi ügyvéd segítségére lenne szüksége, örömmel állok rendelkezésére.
Időpontegyeztetés érdekében kérem vegye fel velem a kapcsolatot a drtothfanni@gmail.com e-mail címen vagy a +36 30 569 7183 telefonszámon.
Comments